Panduan Kita
Administrasi & Dokumen № 2026/09

Cara mengurus ijazah yang hilang

Ijazah hilang tidak bisa dicetak ulang, tapi kamu bisa mengurus surat keterangan pengganti yang setara. Ini langkah dari lapor polisi sampai ke sekolah atau kampus.

Oleh Dewi Lestari 9 menit baca
Cara mengurus ijazah yang hilang
Foto: museumofnewzealand (CC0 1.0) via rawpixel

Ijazah biasanya cuma dicari saat benar-benar dibutuhkan: waktu melamar kerja, mendaftar kuliah lanjutan, mengurus beasiswa, atau melengkapi berkas untuk seleksi tertentu. Justru di saat-saat itulah banyak orang baru sadar ijazahnya entah di mana. Wajar kalau panik, apalagi kalau tenggat sudah dekat. Tapi ada satu hal yang perlu kamu tahu lebih dulu supaya tenang: kehilangan lembar ijazah tidak menghapus status kelulusanmu.

Data kelulusanmu tersimpan sebagai arsip di sekolah atau perguruan tinggi tempat kamu dulu lulus, misalnya di buku induk atau catatan kelulusan. Selama catatan itu masih ada, instansi penerbit bisa mengeluarkan penggantinya. Jadi yang kamu urus bukan mengulang sekolah atau kuliah, melainkan meminta dokumen resmi pengganti ijazah yang hilang.

Ada satu poin penting yang sering disalahpahami: ijazah yang hilang tidak dicetak ulang persis seperti aslinya. Sebagai gantinya, kamu akan menerima surat keterangan pengganti ijazah yang nilainya setara secara hukum. Panduan ini menjelaskan alurnya dari lapor polisi sampai surat pengganti terbit, sekaligus mengarahkanmu memverifikasi biaya dan syarat terbaru ke sumber resmi, bukan ke kabar dari mulut ke mulut.

Ijazah hilang bukan berarti kelulusanmu hangus

Banyak orang mengira ijazah yang hilang berarti bukti kelulusannya ikut lenyap dan harus mengulang dari awal. Itu keliru. Saat kamu lulus dulu, sekolah atau kampus mencatat kelulusanmu dalam arsip resmi, seperti buku induk siswa, register kelulusan, atau data akademik mahasiswa. Lembar ijazah yang kamu pegang sehari-hari sebenarnya adalah tanda dari catatan itu, bukan satu-satunya bukti bahwa kamu lulus.

Karena catatan induknya tetap ada, instansi penerbit bisa mengeluarkan dokumen resmi yang merujuk pada arsip tersebut untuk menggantikan ijazah yang hilang. Status kelulusanmu tidak berubah hanya karena lembar fisiknya raib. Yang perlu kamu lakukan adalah mengurus penggantinya melalui jalur resmi, lalu memakainya seperti kamu memakai ijazah asli untuk berbagai keperluan.

Sikap ini juga membantu kamu tidak mudah tergoda tawaran yang tidak masuk akal. Kalau ada pihak yang menawarkan mencetak ulang ijazah asli persis seperti semula, atau menerbitkan ijazah baru dengan cepat lewat jalur belakang, itu justru tanda bahaya. Ijazah asli hanya diterbitkan sekali, dan yang legal untuk menggantinya bukan ijazah kembar, melainkan surat keterangan pengganti dari instansi yang berwenang.

Yang kamu urus: surat keterangan pengganti, bukan cetak ulang

Poin ini sering bikin bingung, jadi perlu ditegaskan sejak awal. Ijazah yang hilang tidak diganti dengan mencetak ulang lembar yang sama, melainkan dengan surat keterangan pengganti ijazah. Surat ini diterbitkan oleh instansi penerbit dan menerangkan bahwa kamu benar lulus dari sana, lengkap dengan data kelulusanmu seperti tahun lulus, jurusan atau program studi, dan nomor yang relevan.

Kekuatan hukumnya setara dengan ijazah asli untuk membuktikan bahwa kamu lulus. Artinya, kamu tetap bisa memakainya untuk melamar kerja, mendaftar studi lanjutan, mengurus kepangkatan, atau melengkapi berkas administrasi lain yang biasanya meminta ijazah. Bedanya hanya pada bentuk fisiknya: kamu menerima surat, bukan salinan ijazah lama.

Karena bentuknya berbeda, ada baiknya kamu menyiapkan diri untuk menjelaskan singkat kalau pihak penerima belum terbiasa. Sebagian pemberi kerja atau panitia seleksi mungkin baru pertama kali melihat surat pengganti ini, jadi menyertakan salinan surat keterangan kehilangan dari kepolisian dan menjelaskan asal-usulnya sering membantu. Selama dokumennya resmi dan datanya cocok dengan identitasmu, surat pengganti ini adalah pengganti sah yang memang disediakan untuk situasi seperti ini.

Langkah awal: lapor kehilangan dan pastikan instansi penerbit

Dua hal ini paling menentukan kelancaran urusanmu nanti.

Pertama, buat surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Datang ke kantor polisi terdekat, biasanya Polsek, sampaikan bahwa ijazahmu hilang, dan minta surat keterangan kehilangan. Bawa KTP dan, kalau masih ada, fotokopi atau foto ijazah lama supaya petugas bisa mencantumkan nomor seri dan detailnya. Surat inilah yang umumnya jadi dasar permohonan surat pengganti di sekolah atau kampus.

Kedua, pastikan instansi mana yang berwenang menerbitkan pengganti. Untuk ijazah sekolah, yang berwenang adalah sekolah penerbit, dan kalau sekolahnya sudah tutup, kamu bisa diarahkan ke dinas pendidikan setempat. Untuk ijazah perguruan tinggi, yang berwenang adalah kampus penerbit, dan kalau kampusnya tutup atau berganti nama, arsipnya biasanya berpindah ke LLDIKTI di wilayahmu. Kalau kamu sudah pindah kota, ingat bahwa penggantinya tetap diurus ke instansi tempat kamu dulu lulus, bukan sekolah atau kampus dekat rumah sekarang.

Menyelesaikan dua hal ini lebih dulu membuat kunjunganmu jauh lebih ringkas. Kalau kamu terbiasa menyiapkan berkas untuk dokumen lain yang hilang, polanya mirip dengan cara mengurus Kartu Keluarga yang hilang: siapkan identitas, urus surat kehilangan, lalu ajukan ke kantor yang menerbitkan dokumen aslinya.

Dokumen dan data yang perlu kamu siapkan

Sebelum berangkat, kumpulkan berkas berikut supaya tidak bolak-balik:

  • Surat keterangan kehilangan dari kepolisian
  • KTP asli dan fotokopi
  • Fotokopi atau foto ijazah lama, kalau masih ada salinannya
  • Kartu Keluarga dan akta kelahiran, kalau diminta sebagai penguat data
  • Pas foto sesuai ketentuan, ukuran dan warna latar ikuti arahan petugas
  • Salinan transkrip, rapor, atau dokumen akademik lain bila tersedia

Selain berkas, siapkan juga data ingatan yang bisa mempercepat pencarian arsip: tahun lulus, jurusan atau program studi, nomor induk siswa atau mahasiswa, dan kalau kamu ingat, nama kepala sekolah atau dekan saat itu. Nomor seri ijazah lama sangat membantu kalau kamu masih menyimpan fotonya di ponsel atau email. Semakin jelas petunjuk yang kamu bawa, semakin kecil kemungkinan petugas kesulitan menemukan catatanmu, terutama kalau kelulusanmu sudah cukup lama.

Persyaratan bisa berbeda antar sekolah, kampus, dan daerah. Ada yang meminta surat pernyataan bermaterai, ada yang tidak; ada yang minta pas foto berlatar tertentu, ada yang tidak. Cara paling hemat waktu adalah menelepon atau mengecek situs resmi instansi penerbit untuk menanyakan daftar syarat terbaru sebelum kamu menyiapkan semuanya, lalu merapikan seluruh berkas dalam satu map.

Proses di sekolah, kampus, atau LLDIKTI dan berapa lama

Setibanya di instansi penerbit, sampaikan bahwa kamu ingin mengurus surat keterangan pengganti karena ijazah aslimu hilang, lalu serahkan berkasnya. Petugas akan memeriksa arsip, seperti buku induk atau data kelulusan, untuk memastikan kamu memang lulus dari sana. Kalau datanya ditemukan dan berkasmu lengkap, instansi memproses penerbitan surat pengganti dan menyiapkan tanda tangan pejabat yang berwenang.

Lama prosesnya berbeda-beda. Di sebagian tempat, kalau arsip mudah ditemukan dan loket sedang tidak ramai, surat bisa selesai relatif cepat. Di tempat lain, kamu mungkin diminta menunggu beberapa hari kerja atau lebih, apalagi kalau arsipnya lama dan harus dicari manual, atau butuh tanda tangan pejabat tertentu yang tidak selalu ada di tempat. Tanyakan langsung perkiraan waktunya ke petugas, sekaligus apakah kamu perlu datang lagi untuk mengambil atau akan dihubungi.

Soal biaya, ketentuannya berbeda antar instansi, jenjang, dan daerah, serta bisa berubah. Jangan berpatokan pada angka dari calo atau sumber tidak resmi. Sebagian layanan mungkin tidak memungut biaya, sebagian lain mengenakan biaya administrasi. Konfirmasikan tarif dan syarat terbaru langsung ke instansi penerbit atau situs resminya, minta tanda terima untuk setiap pembayaran, dan hindari perantara yang menjanjikan proses cepat dengan biaya tambahan tidak jelas.

Kalau kamu mengurus karena ada kebutuhan mendesak, misalnya batas waktu melamar kerja atau pendaftaran studi, sampaikan kondisi itu ke petugas sejak awal. Mereka mungkin bisa memberi surat keterangan sementara yang menjelaskan bahwa penggantimu sedang diproses, atau memberitahu jalur tercepat yang tersedia. Bertanya lebih dulu jauh lebih baik daripada memaksakan lewat calo, karena sering kali petugas punya solusi resmi yang tidak kamu ketahui sebelum menanyakannya.

Kalau sekolah tutup, berganti nama, atau arsip bermasalah

Kendala paling umum muncul ketika instansi penerbitnya sudah tidak seperti dulu. Untuk ijazah sekolah, kalau sekolahmu sudah tutup atau bergabung dengan sekolah lain, kewenangan menerbitkan pengganti biasanya berpindah ke dinas pendidikan setempat sesuai jenjangnya, yang menyimpan atau mewarisi arsip kelulusan. Datangi atau hubungi dinas pendidikan di wilayah tempat sekolah itu dulu berada untuk menanyakan prosedur dan dokumen yang perlu disiapkan.

Untuk ijazah perguruan tinggi, kalau kampusmu sudah tutup, bergabung, atau berganti nama, arsip dan kewenangan penerbitan penggantinya umumnya berpindah ke LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi) di wilayah kampus itu dulu berada. Karena itu, langkah pertama tetap sama: pastikan siapa pihak yang berwenang saat ini lewat sumber resmi, bukan menebak. Salah datang ke kantor yang tidak lagi berwenang hanya akan menyuruhmu pulang.

Ada juga kemungkinan arsip kelulusanmu tidak langsung ditemukan, misalnya karena dokumen sangat lama, rusak, atau ada masalah pencatatan di masa lalu. Kalau ini terjadi, petugas mungkin meminta bukti pendukung tambahan untuk mencocokkan data, seperti transkrip, rapor, foto ijazah lama, atau keterangan teman seangkatan. Bawa sebanyak mungkin petunjuk yang kamu punya, dan tanyakan langkah resmi apa yang bisa ditempuh kalau arsipnya benar-benar sulit ditemukan. Jangan tergoda memakai jalur pintas yang menjanjikan dokumen jadi dalam sehari, karena hasilnya belum tentu diakui saat berkasmu diperiksa.

Setelah surat pengganti terbit

Saat surat keterangan pengganti sudah di tangan, periksa dulu semua datanya, mulai dari nama, tempat dan tanggal lahir, tahun lulus, jurusan, sampai nomor, selagi masih di kantor supaya salah ketik bisa langsung dikoreksi. Kesalahan kecil yang baru ketahuan di rumah jauh lebih repot diperbaiki. Kalau ada data yang tidak cocok dengan dokumen lain seperti KTP atau Kartu Keluarga, sampaikan ke petugas agar diperiksa ulang sebelum kamu meninggalkan loket.

Banyak keperluan meminta salinan yang sudah dilegalisir, bukan sekadar fotokopi biasa. Untuk surat pengganti ijazah, yang berwenang melegalisir tetap instansi penerbit atau pihak yang ditunjuk, sama seperti aturan pada ijazah asli. Mengurus legalisir sekalian saat penerbitan sering lebih hemat perjalanan. Kalau kamu belum paham alur dan siapa yang berhak mengesahkan salinan, panduan cara mengurus legalisir dokumen menjelaskan prinsipnya lebih rinci. Untuk kebutuhan administrasi lainnya, jelajahi kumpulan panduan di halaman administrasi.

Terakhir, foto atau pindai surat pengganti dan simpan salinan digitalnya di penyimpanan pribadi yang aman, seperti email atau penyimpanan awan milikmu sendiri. Dengan begitu, kalau lembar fisiknya hilang lagi, kamu punya rujukan cepat untuk nomor dan detailnya. Simpan juga surat keterangan kehilangan dan tanda terima dari instansi di tempat yang sama. Jadikan momen ini pengingat untuk merapikan semua dokumen penting dalam satu tempat khusus, sekaligus menyimpan versi digitalnya, supaya kejadian yang sama tidak terulang di kemudian hari.

Langkah-langkahnya

  1. Buat surat keterangan kehilangan di kepolisian

    Begitu kamu sadar ijazahmu hilang, datang ke kantor polisi terdekat, umumnya Polsek, dan minta surat keterangan kehilangan. Bawa KTP dan, kalau masih ada, fotokopi atau foto ijazah lama supaya nomor seri dan detailnya bisa dicantumkan petugas. Surat ini menjadi dasar permohonan surat keterangan pengganti di sekolah atau kampus, jadi jangan sampai terlewat. Simpan surat aslinya dengan rapi dan buat beberapa fotokopi karena sebagian instansi memintanya. Kalau kamu tidak ingat persis kapan dan di mana ijazah terakhir terlihat, sampaikan apa adanya kepada petugas. Yang penting laporan kehilangannya tercatat resmi dan bisa kamu tunjukkan saat mengurus penggantinya.

  2. Pahami bahwa yang diurus adalah surat keterangan pengganti

    Sebelum bergerak, pahami dulu bentuk penggantian yang tersedia. Ijazah yang hilang tidak dicetak ulang persis seperti aslinya, melainkan diganti dengan surat keterangan pengganti ijazah yang diterbitkan instansi penerbit. Surat ini menerangkan bahwa kamu memang lulus dan menyebutkan data kelulusanmu, dengan kekuatan hukum yang setara sebagai pengganti ijazah asli. Karena bentuknya berbeda dari lembar ijazah lama, jangan kaget kalau hasil akhirnya berupa surat, bukan salinan ijazah. Memahami ini sejak awal membuatmu tidak menuntut sesuatu yang memang tidak bisa diberikan petugas, dan langsung mengurus dokumen yang tepat sesuai kebutuhanmu, misalnya untuk melamar kerja atau melanjutkan studi.

  3. Pastikan instansi yang berwenang menerbitkan pengganti

    Yang boleh menerbitkan pengganti hanya instansi yang berwenang atas ijazahmu. Untuk ijazah SD, SMP, atau SMA dan SMK, yang berwenang adalah sekolah penerbit. Kalau sekolahnya sudah tutup atau bergabung, kewenangan biasanya pindah ke dinas pendidikan setempat sesuai jenjangnya. Untuk ijazah perguruan tinggi, yang berwenang adalah kampus penerbit. Kalau kampusnya sudah tutup atau berganti nama, arsip dan kewenangannya umumnya berpindah ke LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi) di wilayahmu. Pastikan dulu pihak yang berwenang saat ini lewat sumber resmi sebelum datang, karena mendatangi kantor yang salah hanya membuang waktu. Menelepon lebih dulu membantu kamu menanyakan prosedur, hari layanan, dan syarat terbaru.

  4. Kumpulkan dokumen pendukung dan data ijazah lama

    Siapkan KTP asli dan fotokopi, surat keterangan kehilangan dari kepolisian, dan fotokopi atau foto ijazah lama bila masih ada. Sebagian instansi juga meminta dokumen pendukung seperti Kartu Keluarga, akta kelahiran, pas foto, atau salinan transkrip dan buku rapor sebagai penguat data. Kalau kamu punya nomor seri ijazah, tahun lulus, atau nama kepala sekolah dan dekan saat itu, catat karena akan memudahkan pencarian arsip. Persyaratan berbeda antar sekolah, kampus, dan daerah, jadi konfirmasikan dulu daftar lengkapnya ke instansi penerbit supaya kamu tidak bolak-balik. Rapikan semua berkas dalam satu map agar mudah diserahkan di loket saat mengajukan permohonan.

  5. Ajukan permohonan surat keterangan pengganti

    Datang ke instansi penerbit pada jam layanan, sampaikan bahwa kamu ingin mengurus surat keterangan pengganti karena ijazah aslimu hilang, lalu serahkan seluruh berkas. Petugas akan mengarahkanmu mengisi formulir permohonan dan mungkin menanyakan detail kelulusan seperti tahun lulus, jurusan, dan nomor induk siswa atau mahasiswa. Jawab sejelas mungkin agar pencarian arsip lebih cepat. Kalau ada syarat yang kurang, petugas akan memberi tahu apa yang perlu kamu lengkapi, jadi catat baik-baik supaya kunjungan berikutnya langsung beres. Sebagian instansi meminta materai untuk surat permohonan atau surat pernyataan, jadi siapkan bila diminta. Jangan menyerahkan urusan ke calo yang menjanjikan proses kilat.

  6. Tunggu verifikasi arsip atau buku induk

    Instansi penerbit akan mencocokkan permohonanmu dengan arsip yang mereka simpan, misalnya buku induk siswa atau data kelulusan. Proses ini memastikan kamu memang lulus dari sana sebelum surat pengganti diterbitkan. Kalau arsip mudah ditemukan dan tidak sedang antre, prosesnya bisa cepat. Kalau arsipnya lama dan harus dicari manual, atau ada tahap tanda tangan pejabat tertentu, kamu mungkin diminta menunggu beberapa hari kerja atau lebih. Tanyakan perkiraan waktu dan apakah kamu perlu datang lagi atau cukup dihubungi. Bawa sebanyak mungkin petunjuk tentang masa sekolah atau kuliahmu supaya petugas lebih mudah menemukan arsip yang tepat, terutama kalau kelulusanmu sudah cukup lama.

  7. Periksa surat pengganti dan legalisir bila perlu

    Saat surat keterangan pengganti selesai, periksa langsung semua datanya selagi masih di kantor: nama, tempat dan tanggal lahir, tahun lulus, jurusan, dan ejaan. Kesalahan ketik lebih mudah dikoreksi saat itu juga daripada setelah kamu pulang. Kalau ada data yang tidak cocok dengan dokumen lain seperti KTP atau Kartu Keluarga, sampaikan ke petugas agar diperiksa ulang. Banyak keperluan meminta salinan yang sudah dilegalisir, jadi tanyakan sekalian cara melegalisir surat pengganti ini, karena yang berwenang tetap instansi penerbit atau pihak yang ditunjuk. Mengurus legalisir bersamaan dengan penerbitan sering lebih hemat perjalanan daripada datang lagi di lain hari.

  8. Simpan salinan digital dan amankan dokumen

    Begitu surat pengganti di tangan, foto atau pindai dokumennya lalu simpan di penyimpanan pribadi yang aman, misalnya email atau penyimpanan awan milikmu sendiri. Dengan salinan digital, kalau lembar fisiknya hilang lagi kamu punya rujukan cepat untuk nomor dan detailnya. Setelah itu, gunakan surat pengganti untuk keperluan yang tertunda, seperti melamar kerja, mendaftar studi lanjut, atau melengkapi berkas administrasi lain. Jaga dokumennya tetap pribadi dan jangan sebar fotonya sembarangan karena memuat data yang bisa disalahgunakan. Simpan juga surat keterangan kehilangan dan tanda terima dari instansi supaya mudah melacak kalau ada tahap yang perlu ditindaklanjuti.

Pertanyaan yang sering ditanya

Apakah ijazah yang hilang bisa dicetak ulang persis seperti aslinya?

Tidak. Instansi penerbit tidak mencetak ulang lembar ijazah yang sama, karena satu ijazah asli hanya diterbitkan sekali. Sebagai gantinya, kamu bisa mengurus surat keterangan pengganti ijazah yang menerangkan bahwa kamu memang lulus beserta data kelulusanmu. Surat ini punya kekuatan hukum yang setara dan bisa dipakai untuk keperluan seperti melamar kerja atau melanjutkan studi. Jadi jangan menunggu atau berharap mendapat salinan ijazah yang identik, karena yang tersedia memang berbentuk surat. Yang membuktikan kelulusanmu bukan lembar fisiknya, melainkan data yang tercatat di buku induk atau arsip instansi penerbit, dan surat pengganti inilah yang merujuk pada catatan itu.

Apakah surat keterangan pengganti setara dengan ijazah asli?

Ya, secara hukum surat keterangan pengganti ijazah diperlakukan setara dengan ijazah asli untuk pembuktian kelulusan. Instansi penerbit mengeluarkannya justru untuk menggantikan fungsi ijazah yang hilang atau rusak, sehingga kamu tetap bisa mengurus keperluan yang biasanya meminta ijazah. Meski begitu, sebagian pemberi kerja atau kampus tujuan mungkin belum terbiasa dengan bentuk surat ini, jadi ada baiknya kamu menyertakan penjelasan singkat atau menanyakan lebih dulu apakah mereka menerimanya. Kalau diminta, lampirkan juga salinan surat keterangan kehilangan dari kepolisian sebagai pelengkap. Untuk berjaga, simpan surat pengganti ini baik-baik dan buat salinan digitalnya supaya tidak mengalami kerepotan yang sama.

Harus lapor polisi dulu atau bisa langsung ke sekolah atau kampus?

Umumnya kamu perlu membawa surat keterangan kehilangan dari kepolisian saat mengajukan surat pengganti, jadi mengurus surat itu lebih dulu akan memperlancar prosesnya. Surat kehilangan menjadi dasar permohonan penggantian di sekolah atau kampus. Meski begitu, persyaratan bisa sedikit berbeda antar instansi dan daerah, sehingga sebaiknya kamu menelepon instansi penerbit dulu untuk memastikan apakah surat polisi wajib dan dokumen lain apa yang diminta. Dengan begitu kamu tidak bolak-balik. Kalau ternyata wajib, urus surat kehilangan di kantor polisi terdekat sambil membawa KTP dan salinan atau foto ijazah lama bila masih ada, supaya nomor dan detailnya bisa dicantumkan.

Bagaimana kalau sekolah atau kampus sudah tutup atau berganti nama?

Kewenangan menerbitkan pengganti biasanya ikut berpindah ke instansi yang mengambil alih arsipnya. Untuk ijazah sekolah, kalau sekolahnya sudah tutup, kamu bisa diarahkan ke dinas pendidikan setempat sesuai jenjangnya, yang menyimpan atau mewarisi arsip kelulusan. Untuk ijazah perguruan tinggi, kalau kampusnya tutup atau berganti nama, arsip dan kewenangan legalisirnya umumnya berpindah ke LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi) di wilayah kampus itu dulu berada. Karena itu, langkah pertama adalah memastikan siapa pihak yang berwenang saat ini lewat sumber resmi, bukan menebak. Menelepon atau mengecek situs resmi lebih dulu membuatmu tidak salah datang dan tahu dokumen apa yang perlu disiapkan.

Berapa biaya mengurus surat keterangan pengganti ijazah?

Ketentuan biayanya berbeda antar instansi, jenjang, dan daerah, serta bisa berubah, jadi tidak bijak berpatokan pada satu angka yang beredar di internet atau dari calo. Sebagian layanan mungkin tidak memungut biaya, sebagian lain mengenakan biaya administrasi tertentu. Cara paling aman adalah menanyakan rincian resmi langsung ke instansi penerbit, seperti sekolah, kampus, dinas pendidikan, atau LLDIKTI, atau memeriksa situs resminya sebelum membayar. Mintalah tanda terima untuk setiap pembayaran sebagai bukti. Hindari perantara yang menjanjikan proses kilat dengan biaya tambahan tidak jelas, karena selain berisiko secara biaya, kamu juga menyerahkan data pribadi ke pihak yang belum tentu bertanggung jawab.

Bagaimana kalau ijazahnya rusak atau terbakar, bukan hilang?

Prinsipnya sama dengan kasus hilang: kamu mengurus surat keterangan pengganti ke instansi penerbit karena data kelulusanmu tetap tersimpan di arsip mereka. Kalau lembar ijazahnya masih ada meski rusak, bawa sisa dokumennya sebagai bukti pendukung, karena bisa membantu petugas mencocokkan data. Untuk kondisi terbakar atau hancur total sehingga tidak ada yang tersisa, tanyakan ke instansi apakah kamu tetap perlu surat keterangan dari kepolisian atau cukup dokumen identitas lain. Persyaratannya bisa berbeda antar tempat, jadi konfirmasi dulu sebelum datang. Setelah surat pengganti terbit, simpan salinan digitalnya dan taruh dokumen fisik di tempat khusus supaya kejadian serupa tidak mengulang kerepotan yang sama.

Apakah surat keterangan pengganti ijazah bisa diurus online?

Sebagian tahap mungkin bisa dibantu secara daring, tapi banyak instansi masih mengharuskan kamu datang membawa dokumen asli dan menandatangani berkas di loket. Beberapa kampus dan dinas kini menyediakan informasi prosedur atau pendaftaran awal lewat situs resmi, sehingga kamu bisa menyiapkan syarat sebelum berangkat. Meski begitu, jangan berasumsi seluruh proses seratus persen online, karena verifikasi arsip dan pengesahan sering butuh kehadiranmu. Cara terbaik adalah mengecek situs resmi instansi penerbit lebih dulu untuk melihat layanan daring apa yang tersedia, lalu menelepon bila ada yang belum jelas. Dengan begitu kamu tidak menempuh perjalanan yang sebenarnya bisa dihindari atau justru datang tanpa berkas yang lengkap.

Panduan administrasi & dokumen lainnya